VERANSTALTUNGSKONZEPT & KOOPERATIONSVORSCHLAG
Veranstaltungskonzept & Kooperationsvorschlag
ENTDECKEN↓BUNIM x TANKTURM HEIDELBERG
Textfassung - Veranstaltungskonzept und Kooperationsvorschlag
Max. 150 Gäste | 18+ | House & Hip-Hop
Arbeitsfassung: Inhalt vor finaler visueller Gestaltung
Das Veranstaltungskonzept ist bewusst vertikal aufgebaut. Die einzelnen Ebenen erhalten unterschiedliche Funktionen, damit sich die Gäste gezielt verteilen und die besondere Architektur des Tankturms Teil des Erlebnisses wird. Der Grundgedanke lautet: Unten liegt der energiegeladene Schwerpunkt der Veranstaltung, während die Nutzung mit jeder weiteren Ebene ruhiger und kontrollierter wird.
Ein vertikales
Erlebnis.
Im untersten Veranstaltungsbereich liegt die zentrale Main Area. Hier befindet sich der DJ mit einem Mix aus House und Hip-Hop. Dieser Bereich ist der lauteste und dynamischste Teil des Events und bildet gemeinsam mit dem angrenzenden Saal den Schwerpunkt der Veranstaltung.
Der Saal knüpft direkt an die Main Area an und wird ebenfalls als aktive Veranstaltungsfläche genutzt. Sofern es seitens des Tankturms räumlich und betrieblich möglich ist, soll hier zusätzlich eine BUNIM Ice-Cup-Bar aufgebaut werden. Die genaue Ausgestaltung des Getränkekonzepts wird auf einer eigenen Seite dargestellt.
Der an den Saal angrenzende Außenbereich wird als klar abgegrenzte Lounge genutzt. Dort soll bewusst keine laute Partyatmosphäre entstehen. Ohne eine entsprechende Sondergenehmigung wird besonders auf die Lautstärke und den Schutz der Nachbarschaft geachtet, damit keine unnötige Ruhestörung entsteht.
Die nächste Ebene soll nicht als weitere Partyfläche genutzt werden. Stattdessen entsteht ein Content-Bereich mit Spiegeln, BUNIM-Branding und weiteren visuellen Elementen. Gerade in Bereichen mit Balkonen möchten wir bewusst vermeiden, dass sich dort größere feiernde Gruppen bilden.
Gleichzeitig soll diese Ebene die Location selbst hervorheben. Ziel ist es, dort hochwertige Foto- und Videoaufnahmen zu erzeugen, die sowohl für BUNIM als auch für den Tankturm einen langfristigen kommunikativen Mehrwert haben. Die von uns beauftragten professionellen Fotoaufnahmen stellen wir dem Tankturm auf Wunsch ebenfalls zur eigenen Nutzung zur Verfügung.
Auf der darauffolgenden Ebene entsteht eine zweite Lounge. Diese ist für alle Gäste zugänglich und erhält eigene Musik sowie Loungemöglichkeiten. Die gleichzeitig zulässige Personenzahl soll gemeinsam mit dem Tankturm und dem Sicherheitsdienst festgelegt werden. Sobald diese Zahl erreicht ist, wird der weitere Zugang nach oben durch die Security vorübergehend gestoppt.
Zusätzlich möchten wir prüfen, ob in diesem Bereich eine kleine weitere Bar sinnvoll und zulässig ist. Dadurch müssten Gäste aus der Lounge nicht für jedes Getränk bis in die unteren Bereiche zurücklaufen; gleichzeitig könnte diese Bar auch den darüberliegenden VIP-Bereich mitversorgen.
Die oberste Ebene wird bewusst als VIP-Bereich genutzt. Durch den kontrollierten Zugang können wir die für das oberste Geschoss vorgesehene Begrenzung auf maximal 30 Personen zuverlässig einhalten und gleichzeitig vermeiden, dass sich dort unkontrolliert größere Gästegruppen bilden. Zugang erhalten eingeladene Gäste von BUNIM, Kooperationspartner und Creator, mit denen wir im Rahmen unserer Vermarktung zusammenarbeiten. Zusätzlich können VIP-Plätze verkauft und einzelne Zugänge über Social-Media-Aktionen beziehungsweise Repost-Kampagnen verlost werden, um zusätzliche Reichweite für das Event zu generieren.
Die Gastronomie ist ein wichtiger Bestandteil des Abends. Gleichzeitig möchten wir das bestehende Betriebsmodell des Tankturms respektieren und die konkrete Umsetzung gemeinsam abstimmen.
Die bestehende Bar im unteren Bereich soll weiterhin den Grundbetrieb übernehmen. Für uns ist dabei wichtig zu verstehen, wie der Tankturm die Bar bei Veranstaltungen üblicherweise abwickelt. Insbesondere möchten wir im Vorfeld klären, ob eine bestehende Getränkekarte genutzt wird, ob eine Getränkeliste von uns gewünscht ist und wie Einkauf, Personal und Abrechnung organisiert werden.
Falls der Tankturm die Fast Bar vollständig selbst betreiben möchte, ist das für uns grundsätzlich möglich. Wir würden in diesem Fall gerne vorab wissen, welches Sortiment angeboten wird, damit das Gesamtangebot auf das Event abgestimmt werden kann.
Zusätzlich möchten wir - sofern räumlich und betrieblich umsetzbar - eine eigene Ice-Cup-Bar in den Veranstaltungsbereich integrieren. Das Grundprinzip greift einen bestehenden Social-Media-Trend auf, der unter anderem rund um 7-Eleven verbreitet wurde: Gäste kaufen einen Ice Cup, wählen mehrere einzelne Zutaten aus und stellen sich daraus ihren eigenen Drink zusammen. BUNIM überträgt dieses Prinzip in ein kontrolliertes Event- und Barkonzept. Dadurch entsteht nicht nur ein besonderes Getränkeangebot, sondern gleichzeitig ein eigenständiger Vermarktungspunkt, der Neugier weckt und sich visuell sehr gut über Social Media kommunizieren lässt.
An der BUNIM Ice-Cup-Bar können Gäste sowohl vorab definierte Drinks mit oder ohne Alkohol bestellen als auch eigene Getränkekombinationen zusammenstellen. Die Auswahl erfolgt über eine von uns entwickelte Anwendung. Über einen QR-Code gelangen die Gäste direkt zur digitalen Getränkekarte, können dort die vorhandenen Drinks einsehen oder sich aus den angebotenen Zutaten einen eigenen Drink konfigurieren.
Nach der Auswahl kann der Gast entweder direkt online bezahlen oder die Option "An der Bar bezahlen" wählen. In beiden Fällen wird anschließend ein kurzer Abholcode erzeugt. Diesen Code nennt der Gast dem Barpersonal. Die Mitarbeiter haben Zugriff auf ein separates Kontrollcenter innerhalb der Anwendung und geben dort den Code ein.
Im Kontrollcenter sehen die Mitarbeiter unmittelbar, welcher Drink bestellt wurde, welche Zutaten benötigt werden und ob die Bestellung bereits online bezahlt wurde oder noch an der Bar bezahlt werden muss. Dadurch wird der Bestellvorgang für Gäste und Personal übersichtlicher, individuelle Bestellungen lassen sich eindeutig zuordnen und insbesondere bei selbst zusammengestellten Drinks wird die Kommunikation an der Bar vereinfacht. Gleichzeitig soll das System dabei helfen, Abläufe zu beschleunigen und Fehler bei der Ausgabe zu reduzieren.
Bei dieser zusätzlichen Bar soll die operative Logistik auf Seiten von BUNIM liegen. Dazu gehören insbesondere Einkauf, Warenlogistik, Kühlmöglichkeiten und die zusätzliche Bar-Infrastruktur. Da Aufwand und Wareneinsatz in diesem Modell von uns getragen werden, benötigen wir für diese Bar auch eine entsprechende Beteiligung an den dort erzielten Umsätzen. Eine Umsatzbeteiligung des Tankturms ist für uns grundsätzlich vorstellbar und soll gemeinsam abgestimmt werden.
Zusätzlich möchten wir prüfen, ob im zweiten Lounge-Bereich eine kleinere weitere Bar möglich ist. Sie würde die Wege der Gäste reduzieren und könnte gleichzeitig die Lounge sowie den VIP-Bereich versorgen. Auch hier wäre zu klären, ob Betrieb und Personal über den Tankturm oder über BUNIM laufen.
Sollte bei der vom Tankturm betriebenen Fast Bar auch eine Umsatzbeteiligung von BUNIM vorgesehen sein, können wir ebenfalls prüfen, ob wir uns dort am Getränkeeinkauf und an der Warenlogistik beteiligen beziehungsweise diese übernehmen. Das konkrete Modell soll offen und so gestaltet werden, dass es für beide Seiten wirtschaftlich sinnvoll ist.
Das Sicherheitskonzept ist für uns ein zentraler Bestandteil der Veranstaltung. Aufgrund der vertikalen Struktur des Tankturms, der engen Treppenaufgänge und der unterschiedlichen Nutzungen der einzelnen Ebenen möchten wir Sicherheit und Besucherführung von Beginn an an das Gebäude anpassen.
Am Eingang wird ein professioneller Sicherheitsdienst eingesetzt. Dort erfolgen Alterskontrolle und Einlasskontrolle. Ein gültiges Ticket allein bedeutet keinen uneingeschränkten Anspruch auf Einlass, wenn eine Person offensichtlich stark alkoholisiert, aggressiv oder anderweitig problematisch auftritt beziehungsweise gegen die im Vorfeld kommunizierten Haus- und Einlassregeln verstößt.
In jedem genutzten Bereich wird ein kleines Security-Team beziehungsweise eine klar zugeordnete Security-Position eingeplant. Jeder Bereich erhält eigene Aufgaben. Das BUNIM-Veranstaltungsteam ist während der gesamten Veranstaltung vor Ort und für den Sicherheitsdienst jederzeit erreichbar.
Im unteren Hauptbereich liegt der Fokus der Security auf der Besucherzahl, dem Verhalten innerhalb der Main Area und der sicheren Nutzung der Zugänge zu den weiteren Ebenen.
Alle nicht angemieteten oder nicht für Gäste freigegebenen Bereiche werden in Abstimmung mit dem Tankturm klar abgegrenzt. An relevanten Abgrenzungen wird Sicherheitspersonal positioniert. Besonders wichtig ist dies im Bereich des Aufgangs zum Saal, da sich dort unmittelbar Büroräume befinden. Diese Bereiche werden für Gäste eindeutig gesperrt und entsprechend kontrolliert.
Auf der Content-Etage achtet das eingesetzte Security-Team insbesondere auf die Balkonbereiche, das Verhalten der Gäste und die Anzahl der Personen. Da diese Ebene bewusst nicht als Partyfläche vorgesehen ist, soll eine unnötige Verdichtung von Gästen dort vermieden werden.
In der zweiten Lounge überwacht die Security ebenfalls die Personenzahl und die allgemeine Situation. Sollte sich eine zu große Anzahl an Gästen auf dieser Ebene befinden, wird dies unmittelbar nach unten weitergegeben und der weitere Zugang vorübergehend begrenzt. Gleichzeitig wird von hier aus der Zugang zum VIP-Bereich kontrolliert.
Auf der obersten Ebene befindet sich während des laufenden Betriebs zusätzlich jederzeit mindestens ein Mitglied des BUNIM-Veranstaltungsteams. Damit ist auch in diesem Bereich ein direkter Ansprechpartner für Gäste, Security und Location vorhanden. Der Zugang wird kontrolliert, damit die maximale Belegung von 30 Personen im VIP-Bereich durchgehend eingehalten wird.
Für uns bedeutet Sicherheit nicht nur, dass die Veranstaltung friedlich verläuft. Ebenso wichtig ist die physische Sicherheit unserer Gäste. Die Treppenaufgänge zwischen den Etagen sind vergleichsweise eng und werden deshalb ausdrücklich in die Besucherführung einbezogen.
Die Nutzung der Ebenen ist bewusst so aufgebaut, dass im unteren Bereich die höchste Energie und Lautstärke liegt und die Veranstaltung mit jeder weiteren Etage ruhiger wird. Dadurch sollen große, dynamische Menschenansammlungen in den oberen Bereichen vermieden und der Verkehr über die Treppen reduziert werden.
Zusätzlich werden relevante Treppen- und Übergangsbereiche durch unsere Lichttechnik ausreichend und sicher ausgeleuchtet. Die Security behält den Personenfluss im Blick und kann den Zugang zu einzelnen Ebenen temporär begrenzen, wenn dies notwendig ist.
Für die finale Ausarbeitung des Sicherheitskonzepts benötigen wir vom Tankturm alle vorhandenen und für die Veranstaltung relevanten Unterlagen zu Brandschutz, Flucht- und Rettungswegen, zulässigen Personenzahlen sowie weiteren sicherheitsrelevanten Vorgaben.
Auf Grundlage dieser Unterlagen werden das BUNIM-Veranstaltungsteam, der eingesetzte Sicherheitsdienst und alle weiteren relevanten Mitarbeiter vor Veranstaltungsbeginn verbindlich gebrieft. So sollen bestehende Sicherheitsvorgaben des Hauses und unser eigenes Veranstaltungskonzept sauber miteinander verbunden werden.
Der gesamte Ticketprozess wird digital über die eigene Infrastruktur von BUNIM abgewickelt. Ziel ist ein klar strukturierter, nachvollziehbarer und kontrollierter Einlass.
Der Gast kauft sein Ticket online über unsere Website bunim-events.com.
Nach dem Kauf erhält der Gast ein individuelles digitales Ticket mit QR-Code. Das Ticket kann zusätzlich in das Smartphone-Wallet aufgenommen werden.
Am Eingang wird der QR-Code über unsere eigene Scanner-App geprüft und anschließend als genutzt beziehungsweise entwertet markiert. Damit soll eine Mehrfachverwendung desselben Tickets verhindert werden.
Der Einlass erfolgt ausschließlich ab 18 Jahren. Zusätzlich werden bereits im Vorfeld ein klarer Dresscode sowie Haus- und Einlassregeln kommuniziert. Wer diese Voraussetzungen bereits beim Einlass offensichtlich nicht erfüllt oder sich während der Veranstaltung nicht an die Regeln hält, kann vom Einlass ausgeschlossen beziehungsweise aus der Veranstaltung verwiesen werden.
Auch auf unserer Website wird klar kommuniziert, dass ein Ticket nur zum Einlass berechtigt, sofern die kommunizierten Einlass- und Verhaltensregeln eingehalten werden.
Der Einlass soll vor dem Treppenabgang in das UG klar abgegrenzt organisiert werden. Dort finden Ticketkontrolle, Alterskontrolle und die erste Sicherheitsprüfung statt, bevor Gäste in die Main Area gelangen.
BUNIM möchte einen möglichst großen Teil der operativen Veranstaltung selbst organisieren beziehungsweise über eigene Dienstleister abdecken. Dadurch sollen Verantwortlichkeiten klar sein und der Tankturm bei der Durchführung möglichst wenig zusätzliche operative Aufgaben übernehmen müssen.
BUNIM übernimmt die notwendige Abstimmung mit den zuständigen Behörden im Rahmen der Veranstaltung und organisiert die erforderlichen veranstaltungsbezogenen Versicherungen. Entsprechende Nachweise können dem Tankturm vorgelegt werden.
Die Vermarktung der Veranstaltung wird vollständig von BUNIM übernommen. Dafür arbeiten wir mit einem eigenen Marketing- und Content-Team und planen eine auf vier Wochen ausgelegte Kampagne, die zeitlich auf den Ticketverkauf abgestimmt wird.
Für die Vorbereitung der Kampagne möchten wir etwa fünf bis sechs Wochen vor der Veranstaltung mit unserem Content-Team Zugang zur Location erhalten. In diesem Termin produzieren wir gezielt Foto- und Videomaterial, das die besondere Architektur und Atmosphäre des Tankturms in die Kommunikation des Events einbindet.
Wenn vom Tankturm gewünscht, kann das für die Kampagne vorgesehene Material vor der Veröffentlichung zur Einsicht beziehungsweise Abstimmung vorgelegt werden. So kann sichergestellt werden, dass die Darstellung der Location auch den Vorstellungen des Tankturms entspricht.
Die eigentliche Vermarktung startet vier Wochen vor dem Event und begleitet die gesamte Verkaufsphase. Ziel ist eine kontinuierliche Steigerung der Aufmerksamkeit bis zum Veranstaltungstag und eine klare Verbindung zwischen BUNIM, dem Eventkonzept und dem Tankturm als besonderer Location.
Als zusätzlichen Bestandteil der Vermarktung arbeiten wir teilweise mit lokalen Creatorn und Influencern zusammen. Diese können das Event über ihre eigenen Kanäle begleiten, Reichweite innerhalb der Region aufbauen und insbesondere bei der Ansprache einer jungen, lokalen Zielgruppe unterstützen.
Unser Ziel ist ein Abend, der sowohl für BUNIM als auch für den Tankturm wirtschaftlich sinnvoll aufgebaut ist. Dafür betrachten wir Ticketing und Gastronomie als zwei zentrale Bestandteile des Gesamtmodells.
Der öffentliche Ticketverkauf startet vier Wochen vor der Veranstaltung und wird in drei Preisphasen aufgeteilt:
Durch die gestaffelte Preisstruktur möchten wir früh einen Kaufanreiz schaffen und gleichzeitig den kurzfristigen Ticketverkauf höher bepreisen.
Die Bar ist bei einer Veranstaltung nicht nur ein zentraler Treffpunkt für die Gäste, sondern auch ein wesentlicher wirtschaftlicher Faktor. Deshalb möchten wir das gastronomische Modell frühzeitig transparent mit dem Tankturm abstimmen.
Für die bestehende Fast Bar können wir auf Wunsch ein eigenes Getränkekonzept beziehungsweise Sortiment vorschlagen. Wenn der Tankturm diese Bar nach seinem bestehenden System betreiben möchte, ist das ebenfalls möglich. In diesem Fall möchten wir vorab sehen, welches Angebot vorgesehen ist und wie das wirtschaftliche Modell für diesen Bereich aussieht.
Für die geplante Ice-Cup-Bar und eine mögliche zusätzliche Lounge-Bar soll Einkauf und Logistik grundsätzlich bei BUNIM liegen. Da wir damit auch Wareneinsatz und operativen Aufwand übernehmen, benötigen wir eine entsprechende Beteiligung an den dort erzielten Umsätzen.
Gleichzeitig möchten wir ausdrücklich ein Modell vorschlagen, bei dem auch der Tankturm an diesen zusätzlichen Barumsätzen beteiligt wird. Die konkrete Umsatzaufteilung soll gemeinsam festgelegt werden.
Sollte BUNIM auch an den Umsätzen der vom Tankturm betriebenen Fast Bar beteiligt werden, können wir im Gegenzug ebenfalls prüfen, ob wir dort den Getränkeeinkauf beziehungsweise Teile der Warenlogistik übernehmen. Auch hier soll die konkrete Lösung so ausgestaltet werden, dass sie für beide Seiten wirtschaftlich sinnvoll ist.
Unsere Verantwortung endet nicht mit dem letzten Gast. Auch Rückbau, Übergabe und Nachbereitung sind für uns fester Bestandteil einer professionellen Veranstaltung.
Unser Anspruch ist es, Veranstaltungen zu schaffen, die nicht nur wirtschaftlich funktionieren, sondern bei den Gästen in Erinnerung bleiben. Dabei möchten wir nicht ausschließlich Aufmerksamkeit für BUNIM erzeugen, sondern die Besonderheit des Tankturms gezielt in das Eventerlebnis einbinden und die Location durch hochwertige Inhalte, Fotoaufnahmen und eine auf das Gebäude abgestimmte Nutzung sichtbar hervorheben.
Unser Ziel ist deshalb nicht nur eine einmalige Veranstaltung, sondern eine langfristige und verlässliche Zusammenarbeit mit dem Tankturm. Wir haben weitere Konzeptideen, die sich an der besonderen Ästhetik und Architektur der Location orientieren und bei erfolgreicher Zusammenarbeit gemeinsam weiterentwickelt werden können.
Wir möchten Events schaffen, die dem Ort gerecht werden - organisatorisch, wirtschaftlich und in ihrer Wirkung.